Должностная инструкция секретарь - машинистка I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом директора предприятия. 1.2. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы. 1.3.Секретарь-машинистка подчиняется ________________________________________ (руководителю предприятия, руководителю структурного подразделения, иному должностному лицу) 1.4. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется: нормативными документами по вопросам выполняемой работы; методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя); настоящей должностной инструкцией. 1.5. Секретарь-машинистка должна знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, ПЭВМ, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда. 1.6. Во время отсутствия секретаря-машинистки ее обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. II. ФУНКЦИИ На секретаря-машинистку возлагаются следующие функции: 2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия. 2.2. Ведение делопроизводства. 2.3. Организация приема посетителей. III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Для выполнения возложенных на него функций секретарь-машинистка обязана: 3.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. 3.2. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. 3.3. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. 3.4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы. 3.5. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя. 3.6. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). 3.7. Печатать по указанию руководителя различные материалы. 3.8. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. 3.9. Следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. 3.10. Принимать документы на подпись руководителю. 3.11. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 3.12. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. 3.13. Готовить документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на персональном ксероксе. IV.ПРАВА Секретарь-машинистка имеет право: 4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией. 4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-машинистка несет ответственность: 5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь 5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь. 5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь. 2024 © должностные инструкции |