Должностная инструкция
секретаря-машинистки
I. Общие положения
1. Секретарь-машинистка относится к категории технических
исполнителей.
2. На должность секретаря-машинистки назначается лицо,
начальное профессиональное образование без предъявления
требований к стажу работы или среднее (полное) общее
образование и специальную подготовку по -установленной
программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность секретаря-машинистки и
освобождение от нее производится приказом
директора предприятия по представлению
4. Секретарь-машинистка должна знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения,
инструкции другие руководящие и нормативные документы по
ведению делопроизводства.
4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его
подразделений.
4.3. Машинопись.
4.4. Правила орфографии и пунктуации.
4.5. Порядок расположения материала при печатании различных
документов.
4.6. Правила печатания деловых писем с использованием
типовых форм.
4.7. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов,
магнитофонов.
4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
4.9. Стандарты унифицированной системы
организационно-распорядительной документации.
4.10.
4.11. Основы организации труда.
4.12. Законодательство о труде и охране труда Российской
Федерации.
4.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.14. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.15.
5. Секретарь-машинистк подчиняется непосредственно
руководителю
(предприятия;
структурного подразделения организации)
6. На время отсутствия секретаря-машинистки (болезнь,
отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в
установленном порядке. Данное лицо приобретает
соответствующие права и несет ответственность за надлежащее
исполнение возложенных на него обязанностей.
7.
II. Должностные обязанности
Секретарь-машинистка:
1. Выполняет технические функции по обеспечению и
обслуживанию работы руководителя предприятия или его
подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от
подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению
работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя.
4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в
отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до
его сведения.
5. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов,
оповещение участников о времени, месте, повестке дня
заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет
протоколы.
6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими
принадлежностями, средствами организационной техники,
создает условия, способствующие эффективной работе
руководителя.
7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным
устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
8. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
9. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя
руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию
в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает
ее после рассмотрения руководителем в подразделения или
конкретным исполнителям для использования в процессе их
работы либо подготовки ответа.
10. Следит за сроками выполнения поручений руководителя,
взятых на контроль.
11. Принимает документы на подпись руководителю.
12. Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
13. Формирует дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные
сроки сдает в архив.
14. Подготавливает документы для тиражирования на
множительной технике, а также копирует документы.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего
непосредственного руководителя.
16.
III. Права
Секретарь-машинистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы,
связанной с предусмотренными настоящей инструкцией
обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному
руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе
исполнения своих должностных обязанностей, и вносить
предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства
предприятия от подразделений и иных специалистов информацию
и документы, необходимые для выполнения ее должностных
обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия
в исполнении своих должностных прав и
обязанностей.Секретарь-машинистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающихся ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы,
связанной с предусмотренными настоящей инструкцией
обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному
руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе
исполнения своих должностных обязанностей, и вносить
предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства
предприятия от подразделений и иных специалистов информацию
и документы, необходимые для выполнения ее должностных
обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия
в исполнении своих должностных прав и обязанностей.
6.
IV. Ответственность
Секретарь-машинистка несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих
должностных обязанностей, предусмотренных настоящей
должностной инструкцией - в пределах, определенных
действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления
своей деятельности - в пределах, определенных действующим
административным, уголовным и гражданским законодательством
Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах,
определенных действующим трудовым и гражданским
законодательством Российской Федерации.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен:
Дата. Подпись.
2024 ©
должностные инструкции
|