Должностная инструкция
секретаря-стенографистки
I. Общие положения
1. Секретарь-стенографистка относится к категории
технических исполнителей.
2. На должность секретаря-стенографистки назначается лицо,
имеющее начальное профессиональное образование без
предъявления требований к стажу работы или среднее (полное)
общее образование и специальную подготовку по установленной
программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность секретаря-стенографистки и
освобождение от нее производится приказом
директор предприятия по представлению
4. Секретарь-стенографистка должна знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, положения,
инструкции, другие руководящие и нормативные по ведению
делопроизводства.
4.2. Структуру и руководящий состав предприятия и его
подразделений.
4.3. Стенографию.
4.4. Машинопись.
4.5. Правила орфографии и пунктуации.
4.6. Порядок расположения материала при печатании различных
документов.
4.7. Правила печатания деловых писем с использованием
типовых форм.
4.8. Правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов,
магнитофонов и других используемых технических средств.
4.9. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
4.10. Стандарты унифицированной системы
организационно-распорядительной документации.
4.11.
4.12. Основы организации труда.
4.13. Основы законодательства о труде.
4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.16.
5. Секретарь-стенографистка подчиняется непосредственно
руководителю
(предприятия;
структурного подразделения организации)
6. На время отсутствия секретаря-стенографистки (болезнь,
отпуск, пр.) ее обязанности исполняет лицо, назначенное в
установленном порядке, которое приобретает соответствующие
права и несет ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
7.
II. Должностные обязанности
Секретарь-стенографистка:
1. Выполняет технические функции по обеспечению и
обслуживанию работы руководителя предприятия или его
подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от
подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению
работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя.
4. Принимает и передает телефонограммы, записывает в
отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их
содержание до его сведения.
5. Осуществляет работу по подготовке заседаний или
совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых
материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке
дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и
оформляет протоколы.
6. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими
принадлежностями, средствами организационной техники,
создает условия, способствующие эффективной работе
руководителя.
7. Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем
приказов, распоряжений, писем и других
организационно-распорядительных документов с последующей их
расшифровкой и печатанием на пишущей машинке или вводом
информации в банк данных.
8. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным
устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
9. Выполняет различные операции с использованием
компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и
представления информации при подготовке и принятии решений.
10. Осуществляет делопроизводство.
11. Принимает поступающую на имя руководителя
корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в
соответствии с принятым на предприятии порядком и передает
после ее рассмотрения руководителем в подразделения или
конкретным исполнителям для использования в процессе их
работы либо подготовки ответа.
12. Ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за
сроками выполнения поручений руководителя, взятых на
контроль.
13. Принимает документы на подпись руководителю.
14. Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные
сроки сдает в архив.
16. Подготавливает документы для тиражирования на
множительной технике, а также копирует документы.
17. Выполняет отдельные служебные поручения своего
непосредственного руководителя.
18.
III. Права
Секретарь-стенографистка имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися ее деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы,
связанной с предусмотренными настоящей инструкцией
обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному
руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе своей
деятельности, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства
предприятия от подразделений организации и иных специалистов
информацию и документы, необходимые для выполнения ее
должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия
в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
6.
IV. Ответственность
Секретарь-стенографистка несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих
должностных обязанностей, предусмотренных настоящей
должностной инструкцией - в пределах, определенных
действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления
своей деятельности - в пределах, определенных действующим
административным, уголовным и гражданским законодательством
Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах,
определенных действующим трудовым и гражданским
законодательством Российской Федерации.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен:
Дата. Подпись.
2024 ©
должностные инструкции
|