Должностная инструкция
офис-менеджера
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов
Компании, основными задачами которого являются
организационное и документационное обеспечение
управленческой деятельности.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается
от неё приказом Генерального директора Компании.
1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному
директору.
1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий
хозяйством, водитель, курьер и уборщица.
1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период
временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела
кадров.
1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск)
замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
-законодательными актами РФ;
-Уставом Компании;
-Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;
-Положениями об отделах Компании;
-приказами руководства;
-нормативно-методическими материалами по организации
делопроизводства;
-настоящей Должностной инструкцией.
1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим,
неполным высшим или средним специальным образованием и
стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со
знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира,
сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры
труда и деловой этики.
1.9. Офис-менеджер должен знать:
- организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;
- положения, приказы и внутренние процедуры Компании;
- функции и задачи подразделений Компании;
- функциональные обязанности сотрудников административного
отдела Компании;
- свои функциональные обязанности и права;
- свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.
2. Должностные обязанности
Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное
организационное и документационное обеспечение
управленческой деятельности.
Исходя из этого, офис-менеджер:
1. Выполняет функции секретаря Компании:
1.1. Документационное обеспечение управления:
- приём документов и личных заявлений на подпись
Генерального директора Компании;
- фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и
приказах;
- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта,
оформление, подписание, согласование, ознакомление
сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение,
формирование дел;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные
сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт,
хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому,
почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные
сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение;
оформление писем Генерального директора и его заместителей;
отправление срочных писем;
- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции,
посылок и др. материальных ценностей;
- по поручению Генерального директора и директоров
департаментов выполнение копировально-множительных работ;
- по поручению Генерального директора и директоров
департаментов подготовка проектов писем, запросов и других
документов, касающихся деятельности Компании в целом;
- по поручению Генерального директора печать служебных
материалов, введение информации в банк данных;
- формирование дел в соответствии с утверждённой
номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости,
перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются.
Фиксирование полученной по телефону для Генерального
директора информации в его отсутствие и доведение её
содержания до его сведения.
1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых
Генеральным директором (оповещение участников о времени и
месте проведения, повестке дня).
1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование
гостиниц.
2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
2.1. Заказ воды по мере необходимости.
2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.
2.3. Осуществление подписки на периодические издания.
2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений
и коммунальным платежам арендодателей.
2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками
Компании инструкции по безопасности и режима работы,
установленными администрацией фирмы-арендодателя.
3. Координирует и контролирует работу:
- водителя: (приём заявок на машину и разработка график
использования автотранспорта Компании);
- курьеров;
- уборщицы.
4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:
- добросовестно выполнять свои трудовые обязанности,
соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно
исполнять распоряжения администрации и непосредственного
руководителя, использовать все рабочее время для
производительного труда;
- качественно и в срок выполнять производственные задания и
поручения;
- поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в
служебных и других помещениях, соблюдать установленный
порядок хранения документов и материальных ценностей;
- эффективно использовать персональные компьютеры,
оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально
расходовать материалы и энергию, другие материальные
ресурсы;
- соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда,
производственную санитарию, правила противопожарной
безопасности;
- не использовать для выступлений и публикаций в средствах
массовой информации, как в России, так и за рубежом,
сведений, полученных в силу служебного положения,
определенных специальными документами компании, как
коммерческая (служебная) тайна, распространение которой
может нанести вред компании или его работникам.
3. Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в
объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Требовать от исполнителей доработки документов,
подготовленных с нарушением установленных правил их
составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).
3.3. Визировать документы управленческой деятельности в
рамках своей компетенции.
3.4. Представлять руководству предложения по
совершенствованию своей работы и работы Компании.
3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий
для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех
документов, образующихся в результате деятельности Компании.
3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на
сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении,
после согласования с Генеральным директором.
4. Ответственность
Офис-менеджер несёт ответственность за:
4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное
выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба
Компании и/или ущерба её имиджу.
4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих
гриф «Конфиденциально» или «КТ».
4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей
инструкцией.
4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка,
производственной и трудовой дисциплины.
СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт: /______________/
«__» _________200
Начальник отдела кадров: /______________/
«__» _________200
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен:
Дата. Подпись.
2024 ©
должностные инструкции
|