Должностная инструкция
секретаря-референта
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта
осуществляется приказом Генерального директора.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются
организационное и документационное обеспечение
управленческой деятельности в Обществе, а также
совершенствование документационного обеспечения управления.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно
Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления
материально-технической поддержки, а в его отсутствие –
Администратору Административно-хозяйственного отдела
Управления материально-технической поддержки.
1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка,
отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к
исполняющему обязанности Секретаря-референта, который
назначается приказом Генерального директора.
1.5. Секретарь-референт в своей деятельности
руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации;
- Гражданским кодексом Российской Федерации;
- Трудовым кодексом Российской Федерации;
- Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от
20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите
информации»;
- Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от
06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты»;
- Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на
предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и
методическими материалами Минтруда РФ;
- ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к
документам и службам документационного обеспечения
управления;
- ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации.
Унифицированные системы документации. Требования к
оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000
года);
- Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти;
- ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины.
Термины и определения;
- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденным руководителем Федеральной архивной службы
06.10.2000 г.;
- Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим
пособием и примерным перечнем документов, образующихся в
деятельности негосударственных учреждений, с указанием
сроков хранения;
- Единой государственной системой делопроизводства;
- Правилами и указаниями Росархива;
- Уставом Общества;
- Инструкцией по делопроизводству Общества;
- Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;
- Приказами, распоряжениями руководства Общества;
- Настоящей должностной инструкцией.
1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица,
имеющие высшее профессиональное образование без предъявления
требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное)
образование и специальную подготовку по установленной
программе и стаж работы не менее 1 года.
II. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
- прием, отправка и регистрация входящей и исходящей
корреспонденции;
- подготовка проектов документов по указанию Генерального
директора;
- контроль качества документов, предоставляемых на подпись
Генеральному директору;
- контроль исполнения документов и поручений;
- организация работы приемной Генерального директора;
- документирование деятельности совещательных органов
Общества;
- разработка локальных нормативных актов по
документационному обеспечению Общества;
- организация документов в делопроизводстве;
- организация бездокументного обслуживания Генерального
директора.
III. ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт:
3.1. выполняет технические функции по обеспечению и
обслуживанию работы Генерального директора Общества или его
подразделений;
3.2. принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в
журнале учета входящих документов, в соответствии с
резолюцией руководителей Общества или его подразделений
передает документы на исполнение;
3.3. следит за прохождением документов, осуществляет
контроль за их исполнением;
3.4. выдает необходимые справки по зарегистрированным
документам;
3.5. отправляет исполненную документацию адресатам (в том
числе посредством электронной почты);
3.6. обеспечивает сохранность проходящей служебной
документации;
3.7. получает для Генерального директора информацию от
работников подразделений, вызывает их по его поручению;
3.8. организует телефонные переговоры Генерального
директора;
3.9. принимает и передает телефонограммы, записывает в
отсутствие Генерального директора принятые сообщения и
доводит их до его сведения;
3.10. осуществляет работу по подготовке заседаний или
совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор
необходимых материалов, оповещение участников о времени,
месте, повестке дня заседания или совещания и их
регистрации), ведет и оформляет протоколы;
3.11. выполняет печатные и копировально-множительные работы;
3.12. следит за обеспечением Генерального директора
канцелярскими принадлежностями, средствами организационной
техники, создает условия, способствующие эффективной работе
руководителя;
3.13. принимает документы на подпись Генеральному директору;
3.14. контролирует качество подготовки, правильности
составления, согласования и утверждения документов,
представляемых на подпись Генеральному директору;
3.15. контролирует исполнение документов и поручений
Генерального директора Общества, принимает оперативные меры,
направленные на своевременное и качественное их выполнение;
3.16. организует прием посетителей, содействует
оперативности рассмотрения просьб и предложений работников
Общества;
3.17. ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;
3.18. ежемесячно представляет Генеральному директору отчет
об опозданиях сотрудников;
3.19. ведет график работы водителей;
3.20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений,
виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для
сотрудников компании, убывающих в командировку;
3.21. принимает на хранение от структурных подразделений
Общества документы, законченные делопроизводством;
3.22. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет
правильность формирования и оформления дел при их передаче в
архив;
3.23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела;
3.24. систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
3.25. подготавливает сводные описи дел постоянного и
временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на
государственное хранение, на списание и уничтожение
документов, сроки хранения которых истекли;
3.26. участвует в работе по экспертизе ценности архивных
документов;
3.27. выдает архивные копии и документы, составляет
необходимые справки на основе сведений, имеющихся в
документах архива, и ведет их учет;
3.28. консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел
для сдачи в архив.
IV. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
4.1. разрабатывать технологические процессы работы с
документами на основе использования организационной и
вычислительной техники;
4.2. запрашивать от структурных подразделений Общества
необходимые материалы, а также объяснения о причинах
задержки выполнения заданий и поручений руководства;
4.3. рассматривать документы и направлять их на исполнение
руководителям и специалистам Общества;
4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по
улучшению совершенствования форм и методов управленческого
труда на основе применения электронной техники;
4.5. требовать от руководства создания нормальных условий
для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой
документации;
4.6. работать с документами, имеющими гриф «Для служебного
пользования»;
4.7. осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;
4.8. предварительно просматривать документы и определять,
какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя
Генерального директора;
4.9. организовывать прием и определять приоритет
посетителей;
4.10. требовать выполнения установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях Общества;
4.11. давать рекомендации по сокращению промежуточной
документации и оптимизации работы с документами в Обществе;
4.12. разрабатывать унифицированные системы документации,
табели документов, перечни документов;
4.13. принимать решения и визировать документы в рамках
своей компетенции;
4.14. вносить предложения, направленные на совершенствование
работы с кадрами;
4.15. требовать объяснений в письменной форме у работников,
нарушивших трудовую дисциплину;
4.16. требовать от исполнителей доработки документов,
подготовленных с нарушением установленных правил составления
и оформления документов по личному составу;
4.17. работать с документами, имеющими гриф
«Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. своевременность передачи адресатам входящей информации;
5.2. своевременность отправки исходящей корреспонденции;
5.3. качество документов, представляемых на подпись
руководству Общества;
5.4. небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению
документов;
5.5. несвоевременную передачу информации Генеральному
директору;
5.6. сохранность исходящей, входящей и внутренней
документации;
5.7. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну
Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;
5.8. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом
для осуществления своих функций;
5.9. нетактичное отношение к работникам Общества, другим
гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;
5.10. невыполнение требований настоящей инструкции.
VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ
6.1. с Генеральным директором – по документационному и
бездокументному обеспечению его деятельности;
6.2. с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам
обеспечения секретаря-референта канцелярскими
принадлежностями и необходимым инвентарем;
6.3. со всеми структурными подразделениями Общества – по
вопросам документационного обеспечения управления.
VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются
оперативность и исполнительность.
VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:
- изменения структуры Общества;
- изменение технологии документационного обеспечения;
- изменения функций Секретаря-референта.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен:
Дата. Подпись.
2024 ©
должностные инструкции
|