Должностная инструкция
заведующего канцелярией
I. Общие положения
1. Заведующий канцелярией относится к категории
руководителей.
2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо,
имеющее среднее профессиональное образование без
предъявления требований к стажу работы или начальное
профессиональное образование и стаж работы по профилю не
менее 3 лет.
3. Назначение на должность заведующего канцелярией и
освобождение от нее производится приказом директора
организации.
4. Заведующий канцелярией должен знать:
4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие
руководящие и нормативные документы вышестоящих и других
органов, касающиеся организации делопроизводства.
4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
4.3. Стандарты унифицированной системы
организационно-распорядительной документации.
4.4. Структуру организации.
4.5. Организацию делопроизводства в организации.
4.6. Схемы документооборота.
4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел
постоянного и временного хранения, установленной отчетности.
4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.
4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.
4.10. Оргтехнику и другие средства механизации
управленческого труда.
4.12. Основы экономики, организации производства, труда и
управления.
4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской
Федерации.
4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Заведующий канцелярией в своей деятельности
руководствуется:
5.1. Положением о канцелярии организации.
5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.
5.3. Настоящей должностной инструкцией.
6. Заведующий канцелярией подчиняется
(директору организации; иному должностному лицу)
7. Заведующий канцелярией осуществляет руководство
работниками канцелярии.
8. На время отсутствия заведующего канцелярией
(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности
исполняет заместитель (при отсутствии такового - лицо,
назначенное в установленном порядке), который приобретает
соответствующие права и несет ответственность за надлежащее
исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Заведующий канцелярией:
1. Организует работу канцелярии.
2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и
отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и
их правильным оформлением.
4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и
передаче в соответствующие структурные подразделения
документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и
распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на
хранение.
5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в
организации и организует их внедрение.
6. Принимает меры по обеспечению работников службы
делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными
материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой,
техническими средствами управленческого труда.
7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в
подразделениях организации, контроль за правильным
формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив,
подготовку справок о соблюдении сроков исполнения
документов.
8. Обеспечивает печатание и размножение служебных
документов.
9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний
и организует их техническое обслуживание, оформление
командировочных документов, регистрацию работников,
прибывающих в командировку в организацию.
10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам
и использования информации, содержащейся в них.
11. Принимает участие в разработке и внедрении новых
технологических процессов работы с документами,
совершенствовании автоматизированных информационных систем и
технологий (с учетом применения средств вычислительной
техники).
12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по
улучшению деятельности канцелярии.
13. Проводит работу по защите информации, составляющей
государственную, коммерческую и служебную тайну.
III. Права
Заведующий канцелярией вправе:
1. Вносить на рассмотрение директора организации и
руководителей структурных подразделений организации
предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов
работы с документами.
2. Требовать руководителей структурных подразделений
организации и иных ответственных работников организации
надлежащего выполнения установленных правил работы с
документами в организации.
3. Возвращать исполнителям документы и требовать их
доработки в случае нарушения установленных правил.
4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в
структурных подразделениях.
5. Подписывать и визировать документы, связанные с
деятельностью канцелярии.
6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками
канцелярии; требовать своевременного и качественного их
выполнения.
7. Вносить на рассмотрение директора организации предложения
о поощрении отличившихся работников отдела, наложении
взысканий на нарушителей производственной и трудовой
дисциплины.
8. Взаимодействовать:
8.1. С руководителями всех структурных подразделений
организации - по вопросам ведения делопроизводства,
организации контроля и проверки исполнения указаний
канцелярии, подготовки и представления необходимых
документов.
8.2. С юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным
с подготовкой документов.
8.3. С хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения
средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами,
пр.
8.4. С отделом кадров - по вопросам подбора, приема,
увольнения и перемещения работников отдела.
IV. Ответственность
Заведующий канцелярией несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих
должностных обязанностей, предусмотренных настоящей
должностной инструкцией - в пределах, определенных
действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления
своей деятельности - в пределах, определенных действующим
административным, уголовным и гражданским законодательством
Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах,
определенных действующим трудовым и гражданским
законодательством Российской Федерации.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен:
Дата. Подпись.
2024 ©
должностные инструкции
|