Должностная инструкция
офис-менеджера 1. Общие положения 1.1. Офис-менеджер относится к категории технических работников, 1.2. принимается на работу и увольняется приказом руководителя организации. 1.3. Должен знать: - постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы, и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства; - структуру и руководящий состав организации и его подразделений; - организацию делопроизводства; - методы оформления и обработки документов; - архивное дело; - машинопись; - правила пользования приемно-переговорными устройствами; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; - основы этики и эстетики; - правила делового общения - основы организации труда и управления; - правила эксплуатации вычислительной техники; - основы административного права и законодательства о труде; - правила внутреннего трудового распорядка; - правила и нормы охраны труда. 1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется: - законодательными и нормативными документами, касающимися выполняемой работы; Уставом организации; - правилами трудового распорядка; - приказами и распоряжениями руководителя организации (непосредственного руководителя); - настоящей должностной инструкцией; 1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации; 1.6. Офис-менеджер подчиняется непосредственно исполнительному директору филиала в г.Оренбурге. 1.7. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления к стажу работы или среднее профессиональное образование, стаж работы по специальности не менее 1 года. 2. Должностные обязанности Офис-менеджер выполняет следующие обязанности: 2.1.Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению, административно – распорядительной деятельности руководителя организации. 2.2.Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовке ответов. 2.3.Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки, представления информации при подготовке принятия решения 2.4.Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации. 2.5.Подготавливает документы и материалы, необходимые руководителю. 2.6.Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями, конкретными исполнителями документа, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование. 2.7.Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения о ее содержании, передает и принимает информацию по приемно-переговорному устройству (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по каналам связи. 2.8.По поручению руководителя составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам писем. 2.9.Выполняет работу по подготовке к заседаниям и совещаниям, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрации), ведет и оформляет протоколы совещаний и заседаний. 2.10.Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе. 2.11.Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. 2.12.Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.13.Копирует документы на персональном ксероксе. 2.14. Предоставляет необходимую отчетность в филиал г.Самары. 3. Права Офис-менеджер имеет право: 3.1.Вносить предложения по совершенствованию работ, связанных со своей деятельностью. 3.2.Докладывать руководителю обо всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции. 3.3.Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам своей деятельности. 4. Ответственность 4.1.Офис-менеджер привлекается к ответственности за: - небрежное и халатное отношение к своим обязанностям; - качество, своевременность возложенных на нее настоящей инструкцией обязанностей; - неправомерные действия с документами и информацией о деятельности организации, обязан сохранять коммерческие тайны организации. 4.2.Дисциплинарная, материальная и иная ответственность офис-менеджера определяется в соответствии с действующим законодательством РФ. 5. Условия работы 5.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации. 2024 © должностные инструкции |